KOMMUNIKASJON
Det å spre informasjon om aktiviteter gjør hagelaget kjent, det gir medlemmer og det kan åpne nye dører til samarbeid i lokalmiljøet.
Styret kommuniserer grovt sett på tre måter:
- Internt i styret
- Til medlemmene
- Utenfor organisasjonen
Internt må alle i styret få tilgang til den samme informasjonen, slik at alle er orientert. God kommunikasjon i styret bidrar til godt samarbeidsklima og gir god handlekraft.
Styret sørger for at medlemmene blir informert om aktiviteter i hagelaget.
Det kan være lurt å ha faste rutiner og kanaler, for eksempel e-post, sms, sosiale medier eller nettside, slik at medlemmene vet hvor de kan forvente å få informasjon. Det er en fordel at medlemmene har mulighet til å komme med tilbakemeldinger, forslag og spørsmål til styret.
Det er viktig å fortelle omverdenen om hagelagets aktiviteter. Gi informasjon i god tid til lokale medier. Framhev spesielle aktiviteter som kommer lokalmiljøet til gode. Fortell om samarbeid med andre organisasjoner.
Ta kontakt med kommunen med initiativ til aksjoner eller tiltak. Etterlys engasjement
i lokalmediene.
Ha et mål om hva laget ønsker å oppnå og lag en plan for å kommunisere dette til ulike mottakere, for eksempel til medlemmer, til befolkingen og til økonomiske støtte-
spillere.
Kommunikasjonsstrategi
Strategisk kommunikasjon brukes for å oppnå de overordnede målene organisasjonen har. Hageselskapet er samlet om en felles kommunikasjonsstrategi som omfatter hele organisasjonen: Landsstyret, regionene, hagelagene, de tillitsvalgte og administrasjonen. Hvert av disse nivåene kan igjen lage sin egen mer detaljerte plan for kommunikasjonsarbeidet, basert på kommunikasjonsstrategien.
Les mer her: hageselskapet.no/kommunikasjonsstrategi
Digitale verktøy
Som tillitsvalgt har du tilgang til en rekke systemer som kan bidra til å lette hagelagsarbeidet. Det må understrekes at det er helt frivillig om man vil ta disse i bruk, da ikke alle er like komfortable med det digitale. De digitale verktøyene kan deles inn i tre hoveddeler:
1. Medlemsregister/ ”Min Profil”:
- Medlemslister i ditt hagelag
- Mulighet for å sende SMS/e-post
Les mer her: hageselskapet.no/medlemsregister
2. Mine grupper
Om du er registrert som tillitsvalgt og logger deg inn på Min Profil vil du finne Mine grupper helt øverst i den grønne menyen.
Dette er et eget område for lagring av viktige dokumenter, bilder og protokoller som er nyttige for hagelaget. Alle med et verv i hagelaget har tilgang, slik at viktig lærdom kan gå i arv fra styre til styre.
Les mer her: hageselskapet.no/minegrupper
2. Nettside
Alle hagelag har muligheten til å legge ut arrangementer og artikler på sin egen hjemmeside. Det er selvfølgelig helt frivllig om man vil bruke nettsiden som en aktiv kanal.
Mange hagelag er flinke til å legge ut info via facebook. Da kan det være lurt å legge inn en setning på hagelagets hjemmeside om at informasjon og arrangementer finnes på hagelagets facebookside. Dette kan administrasjonen hjelpe til med.
På hagelagets side vil man finne kontaktinfo til alle som sitter i styret. Denne informasjonen hentes automatisk fra medlemsregisteret. Skjer det endringer i styret trenger man derfor ikke å oppdatere dette flere steder, kun i medlemsregisteret.
Les mer her: hageselskapet.no/nettside
Nyhetsbrev
Administrasjonen sender månedlig ut to nyhetsbrev på e-post:
1. Nyhetsbrev til alle. Dette går ut til samtlige medlemmer men er også gratis for alle interesserte. I dette nyhetsbrevet finner man sesongaktuelle saker, aktuelle kampanjer, konkurranser m.m. Rent organisasjonsstoff er det mindre av om det ikke er av allmenn interesse.
2. Nyhetsbrev til tillitsvalgte. Dette er internkanalen som sendes kun til de som står registrert med et verv i organisasjonen. Her informerer vi om saker som er relevant for alle som er engasjert i drift av hagelag eller regionlag. (Se i søppelposten eller reklameepostkassa om du ikke har fått det.)
Sendte nyhetsbrev til medlemmer finner du her: hageselskapet.no/nyhetsbrev-arkiv
Ta kontakt med regionstyret ditt hvis du lurer på noe om styrearbeid. Administrasjonen er også behjelpelig med å svare på spørsmål.
LAST NED DENNE ARTIKKELEN SOM EN BROSJYRE SOM DU KAN PRINTE SELV (PDF, 677KB)
Flere organisasjonsveiledninger: